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仕事の効率をアップさせる!→1日のToDoのスケジュール化とルーティン作業のチェックリスト化

働き方

今回の内容

 
 
 
 ***
 
 

1: はじめに

 
「ルーティン」という言葉は、2015年のラグビーW杯で五郎丸選手がひろめた言葉だが、仕事や生活でも「ルーティン作業」があるのはご存知の通り。
 
作業には、「ルーティン」と「非ルーティン」があり、ルーティン作業は決まった手順で決まった時間、曜日に行うような作業。
 
ITが得意なひとは、ルーティン作業を自動化して人的ミスを軽減しているだろうけど、作業が完全自動化できていないなら、より効率的に作業をするために、以下の2つをお勧めする。
 
  1. 毎朝(もしくは前夜)、その日の作業をスケジュールに落とし込み作業を可視化
  2. ルーティン作業はすべてチェックリスト化して管理
ということで今回は作業効率化のエントリー。
 
 
 

2: その日の仕事を事前に把握する

 
毎朝、わたしはその日の作業を30分単位でスケジュール化する。
目的は以下です。
 
  • 本日のタスクの把握
  • 本日のゴール(終業時間)の把握
  • 予定で18時を過ぎるようならタスクを他の日に割り振れるか管理する
 
ポイントは、以下。
 
  • 少し余裕をもった予定にする
  • はやめに作業が終わり気力があれば前倒しで作業をする
 
1日の作業を可視化するメリットは、何といっても「何を終わらせたらその日が終わるか」という完了基準がわかること。
人間、終わりが見えると頑張れるので、環境を整えることは精神衛生上でも有益だ。 
 
 

3: 「作業」はチェックリストで管理する 

次にルーティン作業については「チェックリスト」作って管理することをお勧めする。
 
「えー、チェックリスト?面倒くさい!」
 
と思うひともいるかもしれない。
 
仕事の効率化を加速させる方法を模索していたわたしは、以下の本で、「チェックリストが有効」とあるのを読んで、わたし自身、
 
「チェックリストなんか作らなくても作業は覚えているし、必要ないのでは?」
 
と思った。
しかし、試してもないのに否定するのは性に合わないので、わたしが持っている10を超えるルーティング作業をすべてチェックリストで管理するよう変更した。
 
 
その結果、チェックリストの効果は個人的に驚くべきものだった。
そして当初目的としていた、「作業の効率化の加速」を達成できた。
 
チェックリストの効果は以下になる。
 
  1. (作業工程が多いほど)どこまで作業したかすぐにわかる
  2. 「あれ?チェックしたかな?」の手戻りがなくなる
  3. 「次、何やるんだっけ?」と考える時間がなくなる
  4. 作業漏れがなくなる
 
チェックリストを使っていなかった時は、細かい確認や手戻りが余計な時間を生んでいた。過去のわたしを含め、チェックリストで管理していないひとは、自分の記憶力と作業力を過信していることに気づいていない。
 
面倒臭いと思うかもしれないけど、ルーティン作業を行っている場合は、チェックリストによる管理を行うことで、作業時間が短縮され、時間に余裕が出てくる。
 
 

4: 余裕が出てくると先を考えることができる

作業で余裕が出てくると、その日に予定していた作業を前倒しで進めることができる。
そうしていると、急な作業依頼を同僚・上司からふられても対応ができるし、他人から依頼がなければ、「緊急ではないけど重要な事案」について考える時間に使うといい。
 
余裕が出てきて、先のことを考えるようになると、仕事の質が上がってくる。
追われている状態で仕事をしているのと、気持ち・精神的に余裕がある状態で仕事をしているのとでは、その質に違いが出てくるのはイメージに難くない。
 
もちろん、定時になったら帰宅して、自分のために時間を使ったらいい。
 
この1日のスケジュールの可視化とチェックリストの運用は、きっとあなたの作業効率
を加速させると信じている。
 
 
ほなまた!
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