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報告する「レベル感」がわからないのはなぜか

働き方

今回の内容

***

 

1: 報告内容が具体的過ぎません?

会議などで報告・共有する際に、以下のようなフィードバックをもらうこと、もしくはもらっているひとを見たという経験は、20歳以上のひとならあるだろう。

 

  • 「相手は部長なんだからもっとレベル感を上げた内容にしないと!」
  • 「相手は技術のことなんてわからないから、もっとわかりやすく話して!」

 

報告や共有する際、何を話すかの準備をしない場合は、上記のようなフィードバックをもらってしかるべきだと思う。

しかし自分なりに準備をして報告や共有に臨んでいるのに、「レベル感が違う」と言われてしまう。

周りは何がしかのアドバイスをしてくれる場合もある。しかしそのアドバイスを実践してみても、変わらず「レベル感が違う」と言われしまい、いったい何がどうなっているのか、まったくわからないという悪循環に陥っているひともいるだろう。

何でこうなるのだろうか。

 

 

2: 報告相手とのチューニングが合っていない

話してと聞き手の間に違和感が出るのは、話し手と聞き手のチューニングが合っていないからだ。

自分が関わるすべてのひと(親兄弟を含む)との会話で、毎回100%、違和感があり分かり合えないというひとはほとんどいないだろう。

そうであるなら「自分はあほではない。ちゃんと伝える能力を備えているのだ。」と自信を持っていい。

それでは相手とのチューニングはどのように合わせたら良いのだろうか。

 

 

3: 解決方法:持ち時間の7割で準備する

結論からいうと、「チューニングを合わせる」ことには焦点を当てない。

焦点を当てるのは、決められた時間の7割程度の時間で伝えたいことをまとめるということだ。10分の持ち時間なら7分で終わらせる内容にすること。

 

決められた時間の7割と書いたが、この7という数字は根拠はない。

10分の持ち時間で、6分でも8分でもいい。ポイントは持ち時間よりも短い時間で伝えたいことをまとめる、ということだ。

だたし、早口でまくしたてて話す7分ではない。普通に話をしての7分だ。

 

ひとは時間を決めないと余計なことまでしゃべる習性がある

例えば最近のできごとを話してみる。話す際、タイマーで計ること。5分があっと言う間に過ぎることを体感してほしい。(その程度の話をしてみること)

次に、5分程度で終わった同じ内容を、3分に縮めて話してみる。

10回くらい練習して3分程度で話ができるようになったとする。さあ、5分で話した内容と3分で話した内容では何が違っているだろうか。

内容の変化は以下の2つのタイプがある。

 

  • 内容を削って時間短縮
  • どうしても入れたい内容だったので、複数の内容をまとめて時間短縮

 

最初の「内容を削る」は簡単な方法だ。しかし話したい内容によっては、内容を削ることでは3分に収まらないというケースがある。

この時に2つ目の「複数の内容をまとめる」という作業が必要になる。

このまとめる作業は、内容を抽象化する作業だ。難しい作業のひとつ。

このように、時間を決めないといくらでも余計なことを盛り込んでしまうのがひとの習性だ。

 

短い時間でまとめるということの効果

持ち時間をあえて短く設定して準備するのは、内容をまとめて短くする、つまり内容の抽象度を高めるという効果が必然的に期待できる。

抽象度が高くなると、逆に「具体的には?」と聞かれるのではないか、と疑問を持たれるかもしれない。

その視点は正しい。しかし10分の持ち時間を7分で終わらせたのだから、残りの3分で具体的な部分を補足すればいい。

 

「短い時間設定で内容を考える」というシンプルな行動。

しかし実際にやるとなると難しいことではある。

 

やるか?やらないか?

 

 

 4: (おまけ)やってはいけないフィードバック

 後輩や部下を見ていて、報告する「レベル感」がわかってないなーと感じる時、やってしまいがちな、しかしやってはいけないことは以下だ。

 

  1. 報告内容の「内容をどのように削るか」を指摘する
  2. 「どうしたら改善すると思う?」と考えさせて放置する
  3. 「報告する相手の立場に立って内容を考えろ」と指導する

 

上記3つとも、報告者の行動が改善されないフィードバックで、あなたは何もやっていないのと同じだ。

まあ、3つともわたしが通った道だけどねー。

NG1: 報告内容の「内容をどのように削るか」を指摘する

内容を削ることは、レベル感の改善にはつながらない。

あなたが「なぜこの部分を削った方がよいと思ったか」について丁寧に説明し、報告者が納得したとしても、その説明は半分以上が理論ではなくあなたの感情(好き嫌い)だ。

感情は報告者は理解したつもりにはなれるけれど、それ以上にはならない。つまり報告者が別の報告をする際には、そのフィードバックは役に立たない。逆に混乱させるだけだ。

深い理解が足りていないのではないか、と疑った方がいい。

 

NG2: 「どうしたら改善すると思う?」と考えさせて放置する

ひとは普通は考えている。その上で改善が見られないところに、更に「考えさせる」という発想は、あなたの能力が低い可能性を疑った方がいい。

 

NG3: 「報告する相手の立場に立って内容を考えろ」と指導する

人間は感情の生き物だ。

報告する相手に確認しても、本番で違うことを言う人間がいる。状況が変われば立場(立ち位置)は変わる。それが人間だ。

そんなコロコロ変わる「相手の立場」を基準に物事を判断しているというのは、博打をしているのと同じだ。

それを指導するというのは、あなたの指導力を見直した方がいい。

 

 

ほなまた!

 

 

 

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